INFORMATION司法書士の開業ノウハウ

2018.01.24

司法書士事務所 独立開業の「ヒト」「カネ」「モノ」 その14

職員の採用・雇用 ~ 分業化

前回までで職員の採用についてお話しました。
今回は司法書士事務所の分業化についてお話したいと思います。
開業直後は人を雇うことは少ないと思いますのであまりピンとこないかもしれませんが、今後の事務所運営に役立てていただければ幸いです。

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司法書士事務所の活動を大きく分けると、「営業活動」と「事務作業」になると思います。
「営業活動」は文字通り顧客獲得のための活動、特に不動産会社や銀行等の継続して取引できる顧客の獲得を目指す活動になります。
「事務作業」は営業が獲得してきた案件についての各種書類や申請書等の作成、その他事務所運営に関わる庶務になります。
「営業活動」は売上を生み出す活動になります。事務所を成功させる・拡大する上では必要不可欠です。これに対して「事務作業」は直接売上を生み出す活動ではありません。縁の下の力持ちといったところです。
「営業活動」はオフェンス=”攻”とするなら、「事務作業」はディフェンス=”守”といえるでしょう。事務所を拡大し成功している事務所はこの“攻守のバランス”がすごく良いなと感じます。

先生一人が営業し、補助者数名が内勤でひたすら書類作成するという状態では売上を伸ばすのには限界があります。ある程度の規模のところで事務所の成長はストップしてしまいます。逆に営業が非常に優れた先生で、案件をガンガン取ってくるといった場合でも、事務作業を疎かにするわけにはいきません。案件が処理しきれなくなり、作業の質が落ちて顧客からのクレームが増えたり、激務に耐えかねて離職者が増えたりして、結果的には事務所が上手く回らなくなるということもありえます。
事務所の規模に応じて常にこの“攻守のバランス”を意識していただくとスムーズかつ効率よく事務所がまわると思います。

開業直後の段階の段階では営業活動も事務作業も先生一人(もしくは事務作業を家族に手伝ってもらう)で行うことが多いと思いますが、今後のことを考えると、ここではどちらかというと営業活動に力を入れた方が良いかと思います。営業活動が功を奏し業務が増えてくると、補助者を雇った方が効率よく事務所を運営できるようになります。
この段階では以下を意識するとよいかと思います。
・先生は営業活動に専念する方向にシフトしていく
・補助者の中で事務所を仕切るリーダー的な役割(事務長)候補となる人を育てる

さらに事務所を拡大させるには、専任の営業担当者の雇用も視野にいれるべきです。銀行や不動産業者を顧客とする不動産登記などは一度獲得できれば継続した取引が見込めます。言い換えると翌年以降も売上がある程度見込めるということですので、専任の営業担当者に投資するという考え方もアリです。
専任の営業担当者を雇用するのは人件費の面で不安ということであれば、既存のスタッフに一部の時間帯・一部の日は営業活動に専念してもらう、という ところからはじめてもいいと思います。そして、事務作業の方は新人教育も含めて事務長に任せ、先生も営業活動に専念すべきです。
拡大化に成功している事務所の先生は顧客対応や会合などで忙しくほとんど事務所にいないという印象です。『司法くん』ユーザーの先生とお話する機会がありますが、「先生、最近『司法くん』の調子はいかがですか?」と伺うと、「外出ばかりで作業は事務員に任せているから最近はほとんど『司法くん』触ってないんだよね~」とおっしゃる先生もいらっしゃいます。

このように、事務所の規模が大きくなるにつれ、攻守のバランスと分業体制の構築が鍵となります。なお、経営者的な観点からすると、どちらかといえば事務作業部門の方が売上に直結しない部分ですので、より効率化してコストダウンを図るべきといえるでしょう。
コストダウンのためには人件費を抑制する必要があります。
例えば育児中でパートタイムを希望される方等で優秀な方はたくさんいらっしゃいます。必要に応じて正社員・契約社員・パートという雇用方法のバランスも考える必要があります。また、コストダウンのためには業務の効率化が必要不可欠です。そのためにあるのが『司法くん』のような業務支援ソフトになります。
受任案件が少ないうちは不要と思われるかもしれませんが、忙しくなる前に導入していただくことをオススメします。『司法くん』の場合は初期コストも抑えられますので、準備万端の状態で事務所拡大に向けた活動を行っていただければと思います。

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