相続・不動産登記・商業登記など、複数案件を同時進行する司法書士にとって、「時間の使い方」は売上と顧客満足度に直結します。しかし、実務が増えるほど“段取りの悪さ”が時間を奪い、事務所全体の効率を下げてしまいます。
本コラムでは、司法書士が今日から実践できるタイムマネジメント術を具体的に紹介します。
1. 時間が足りなくなる原因の8割は「段取り不足」
司法書士の仕事は、「法務局・役所への申請」「顧客や銀行との調整」「書類作成」「確認作業」など多岐にわたり、ひとつでも遅れると全体に影響します。
時間に追われる最大の理由は、「次に何をすべきか」が明確になっていないこと。
タイムマネジメントは、まず“段取りを整える”ところから始まります。
2. 司法書士のための「4つの時間整理術」
① 【案件整理】毎朝5分で「今日やること」を3つに絞る
やることが10個あると、集中力は分散します。まず、最重要タスク3つを明確にしましょう。
例：・〇〇不動産の相続登記 → 必要書類確認
・△△会社の役員変更 → 電子申請
・銀行からの照会対応 → 午後までに返信
3つに絞るだけで、集中力が増し、生産性が上がり、全体の業務へもいい影響を及ぼします。
②【スケジュール管理】「手続き単位」ではなく「工程単位」で予定を立てる
大きな案件を一塊で予定に入れると破綻します。
司法書士業務は工程分割が鉄則です。
例：相続登記の場合
1.ヒアリング
2. 戸籍収集
3. 相続関係説明図作成
4. 遺産分割協議書作成
5. 登記申請
6. 登記完了報告
このように工程ごとにカレンダーへ配置することで、遅延が発生しにくくなります。
③【書類作成】テンプレートとチェックリストの“セット運用”
効率的な司法書士ほど、テンプレート＋チェックリストを完成度高く整えています。
・相続関係説明図のテンプレート
・会社変更登記の書類雛形
・顧客ヒアリングシート
・不動産登記事項の確認リスト
作成物を「ゼロから考えない」仕組みが時間を圧縮します。業務支援システムを使ってここはうまく効率化していきましょう。
④【情報共有】スタッフとの“1日5分ミーティング”
小さな行き違いが、後の大きなトラブルや手戻りにつながります。
朝に5分だけミーティングし、「進捗」「優先順位」「連絡事項」を共有するだけで、ミスと手戻りが激減します。スタッフも業務が共有されている、報告するという意識が働くと、自身でも客観的に業務を捉えられるようになります。
もし一人で業務をしている場合は、仕事を始める前に「進捗」と「優先順位」そして今日一日の業務で完了しておきたい事項を確認しておきましょう。
3. 司法書士がやりがちな“時間を奪う行動”ベスト5
これらはすべて、「仕組み化」で解決でき、時間のロスを防ぐことができます。
1.メール確認を1日中ダラダラ行う
2.案件の優先順位を感覚で決める
3.電話、来客のたびに作業が中断する
4.スタッフへの指示が口頭のみ
5.自分しかわからない管理方法を続ける
4. 司法書士に効果的な“時間を増やす工夫”
① 電子申請・クラウド管理を積極利用
電子申請は、窓口移動・待ち時間・紙の作業を大幅にカットします。
書類管理や共有もクラウド化すると、「どこにある？」の時間がゼロになります。
② “締切逆算”で計画を立てる
登記や相続業務は締切や期限が多い業務。
「締切→工程→今日の作業」の逆算型が最も確実です。
③ 来客・電話の“対応ルール化”
・電話は15分ごとに折り返し
・来客対応はスタッフが一次対応する
・1時間単位で「作業ブロック時間」を設定
集中時間を確保することで、作業効率は劇的に変わります。
5. 今日からできる“時間改善ワーク”
以下の3つを今日から実践すると、翌日から効果を実感できます。
・今日の最重要タスクを3つ書き出す
・案件を「工程ごと」にリスト化する
・明日の予定を前日に5分だけ確認する
シンプルですが、続けるほど時間の密度が上がります。
まとめ
司法書士のタイムマネジメントは「時間を増やす」ことではなく、ムダを減らし、段取りを整えることです。工程で予定を組み、テンプレートで効率化し、チームで共有することで、事務所の生産性は大きく向上します。
忙しさに追われるのではなく、“仕事をコントロールできる司法書士”を目指すことが、長期的な売上と顧客満足につながる最大のポイントです。
