｢指定公証人の行う電磁的記録に関する事務に関する省令｣（平成１３年法務省令第２４号）の一部を改正する省令が施行されました。
今までは、電子認証を受ける場合には、作成者本人またはその代理人が公証役場に赴き、公証人の面前で本人確認をするなどの手続が必要でした。
省令第９条を改正して、一定の要件を満たす場合には、公証役場に行かなくても、テレビ電話で公証人の本人確認を得ることにより、認証を受けることが可能になります。
一定の要件は、添付書面の提出も含め全てオンラインで定款認証の嘱託がされた事件が対象になります。
テレビ電話による認証を利用できるのは次のいずれかの場合です。
・発起人等が電子定款に電子署名し、かつ、発起人がオンライン申請する場合
・発起人等が委任状に電子署名し、定款作成代理人が電子定款に電子署名してオンラインで認証申請する場合 つまり、オンライン申請した嘱託人本人しか利用できません。発起人が電子署名しても定款作成代理人に委任した場合は、発起人は嘱託人とはなりませんので、発起人は利用できません。
テレビ電話で認証を受けるまでの手順については、事前に準備が必要になります。
① 定款作成代理人がテレビ電話を利用出来るインターネット環境、パソコンまたはスマートフォンが必要です。
パソコンの場合は、推奨ブラウザはGoogle Chromeです。スマートフォンの場合はFaceHubアプリ（無料）を事前にインストールしておくことをお奨めします。タブレットも同様です。
② 事前に、認証を受けたい定款の案と実質的支配者となるべき者の申告書を公証役場にメール、ＦＡＸその他の方法で送り、定款の内容等の適法性その他の事前調査を受けてください。事前調査をされていない場合は、公証人が電子定款に違法又は無効な記載等を発見したときには認証ができない場合もあります。 なお、テレビ電話方式による認証を希望している場合には、この事前確認の際にその旨を公証人に申し出ていただくと以後の手続がスムーズに行われます。
③ 上記②の手続を経て定款認証が可能な状態になった場合には、嘱託人が公証人にテレビ電話方式による認証を希望する日時を予約してください。 予約申込みの方法は、公証人がテレビ電話用のＵＲＬを嘱託人に送る必要があるので、メール又は公証役場のホームページにある予約申込みフォームを利用してください。
④ 上記③の予約申込みに対し、公証人が、予約日時を決定してその旨の連絡をするとともにテレビ電話のＵＲＬを嘱託人に送ります。
⑤ 嘱託人は、予約当日までに、認証を受ける電子定款をオンライン申請してください。
テレビ電話がつながることによって、嘱託人と公証人が音声と映像による会話が可能となり、嘱託人が電子署名をした電子定款に相違ないかなどの確認が行われます。
嘱託人は、以下のような顔写真付きの公的機関発行の身分証明書を1つ提示してください。
・ 運転免許証
・ マイナンバーカード
・ 住民基本台帳カード
・ 旅券・在留カード
これらの手続により、公証人は、電子定款になされた電子署名が嘱託人本人のものであることや嘱託人の本人確認を行い、電子定款に対する認証の可否を判断します。
公証人が認証できると判断したときは、電子定款に認証をし、これを嘱託人に送信して認証手続は終わりになります。
同一の情報の提供の書面を希望される場合は、当該書面は公証役場で交付することになっておりますので、公証役場に赴いて受領してください。郵送はされていないようです。
申告受理及び認証証明書については、公証役場に赴いて受領する方法もありますが、公証役場に赴かずに郵送を希望するときは、郵送料実費は嘱託人の負担となりますので、受領方法や支払方法等については、事前に公証役場にご相談ください。
詳細については、日本公証人連合会のホームページで確認することが出来ます。
