司法書士業務もオンライン申請がメインとなり、仕事まわりの環境にも様々なITツールが登場、業務効率が格段にあがってきています。AIによる性能向上や自動化、様々なアプリやシステム。ITに特化した補助金も用意されるなど中小企業も含めたデジタル化が掲げられています。
業務量が増え、働くスタッフの数も増え、取引先が多岐にわたってくると、システムの導入が不可欠です。業務効率の向上、リスクの回避、事務所の信用向上、法改正への対応、業務が属人化しなくてすむなどDX効果は多大です。
各種ITツールのメリットをご紹介しますので、導入を積極的に考えてみませんか？
契約書の精度向上
いわゆる法務チェックなど社内で行うには専門的知識、それに伴う法的知識のアップデートと作成能力が欠かせません。ひな型があったとしても社内チェックはもちろん、外部の専門家に出すとなるとリーガルチェック、契約書の修正、修正案の見直しと合意までに時間を要します。こうした契約書作成のやり取りで事務所の信用印象も影響します。そこで登場するのが契約書の作成アプリケーション。
弁護士監修によるひな型、最新のリーガルチェック、正確性、スピード、そしてセキュリティやプライバシー機能など充実、ITツールだと電子契約書として署名も含めてオンラインで管理できます。
経理処理のタイパ向上
税理士に依頼する個人事業主も多いかもしれませんが、お金の流れを見るのは経営の基本です。クラウド対応のソフトなら銀行口座やクレジットカードなどと連携、領収書もスマホで撮影して取り込めます。請求書の発行など経理処理のほかにe-taxに対応していれば確定申告もスムーズに進められ、添付書類の省略や青色申告特別控除も受けられます。法改正の対応なども安心して進められます。
人事労務事務の円滑化
入社から退社まで雇用に関しての労務事務は多岐にわたります。勤怠管理、給与計算、マイナンバー管理や年末調整など、こちらも業務アプリケーションの利用で一元化でき、管理や業務に関する時間が大幅に改善します。司法書士は外出も多い職業なので交通費の管理なども一つのアプリで完結できるものも。
案件の進行管理
繁忙期など口頭でのコミュニケーション不足、コミュニケーションエラー、納期厳守や進行管理など受注するまでの営業フォロー、受注をしてからの作業チェックなど、人が増え、業務が増えてくると管理業務が重要になってきます。売り上げはもちろん従業員のモチベーションにも影響します。
案件管理アプリケーションがあると、案件の進捗確認はもちろんフォローもしやすくなり、業務の効率もあがります。営業ツールとしても使いこなすとマネジメントにも利用できます。
司法書士業務の効率化
司法書士に特化したシステムは開業と同時の導入が一番おすすめです。書類作成や情報管理、そしてオンライン申請まででき、自信を持って業務に取り組むことができます。機能も多くなると、料金も高い傾向にありますが、業務遂行には十分なシンプルな設計プランで導入費用をおさえられるところもあります。ここはぜひ司法くんにご相談ください。
まとめ
アプリケーションによっては料金体系がユーザー数で決まるなど、事務所の状況に合わせて選べる料金プランが用意され導入しやすくなっています。UIも向上しITに苦手意識があっても使いやすいものも多いのでお試し利用期間もあるので積極的に利用しましょう。アプリもシステムも刻々と変化、向上しています。お試しする時間がもったいないと思う前に導入した後の業務効率向上、時間短縮の恩恵はそれを上回ります。業務が効率化されると余裕が生まれ、仕事の質も向上、残業も減るなど仕事への満足度もあがるかもしれません。
