開業を控える司法書士はやるべきことがたくさんあります。一番悩ませるのは予算配分ではないでしょうか。費用をかけるところ、かけないところ。その判断はそれぞれですが、費用対効果だけでなく、今後の事務所の運営、拡大にとりわけ影響するのが司法書士の業務を支援するシステム選びです。
いつのタイミングがいい？
開業時から導入する方もいれば、業務が軌道にのってから購入を考える司法書士もいますが、おすすめは開業前、開業時からがおすすめです。
理由としては開業時から期限内、もしくは早く正確で満足度の高い仕事を提供できるからです。開業時からあらゆる分野の仕事を経験済みということはまずありません。勤務時代に登記や相続は担当していたとしても、信託は経験がない、または勤務経験もほとんどないままに独立する方も少なからずいらっしゃいます。そんなときに頼りになるのが業務支援システム。必要な情報を入力すれば、正確な書類が作成でき、そのままオンライン申請ができます。
コストを考える
開業時から潤沢な資金を用意できる司法書士もいるかもしれませんが、事務所の賃貸費用、パソコンなどのOA機器、名刺や看板など宣伝費用もかかりますし、何より当座の事務所の運営費用と生活費の用意が必要です。その際システムを導入しようとしても大きな金額だと負担に。もしリース契約だとしても、心理的に不安になる方もいるかもしれません。
初期にかかる導入費用、月額もしくは年間で契約できる費用、もし途中で解約となった場合の費用負担など、無理のない資金計画ができる商品、プランを選びましょう。
データの保全、データ移行
取引データやお客様のデータは司法書士にとっても大切な資産です。相続など代々お客様の家族から取引を依頼される司法書士もいますし、生涯にわたって信頼できる司法書士とお付き合いしたいと願うお客様は多いものです。
その大切なデータを安全に保管、バックアップできる体制、もし災害に巻き込まれてもデータを守れる仕組みなど確認しておきましょう。
サポート体制は万全か
自分が使いやすいかどうかも大事なシステム選びの目安となりますが、もし操作に困ったときにサポートが受けられるかどうか、もし急ぎの案件があったときにも対応してもらえるかを確認しておきましょう。
操作画面をオンラインでつなぎ、遠隔でサポートできる体制があると大変便利です。また法改正への対応や担当者の知識などもサポート内容として確認しておきましょう。
まとめ
システムには高額なものから低価格のものまでありますが、大切なことは将来の事務所の運営を見据えて、導入タイミング、そして資金計画を立てることです。
紹介が多いことからもわかるように司法書士は信頼がとても大切な仕事です。正確で満足度の高い仕事をしていくためにシステム導入をもし迷っているなら、すぐにも検討することをおすすめします。司法くんでは無料のオンラインデモを開催していますので、ぜひその操作性や画面、料金体系をご確認ください。お得なキャンペーンも実施中していますのでお気軽にお問合せください。
