「導入してよかった」と言える選び方とは？
司法書士の業務は多岐にわたります。不動産登記、商業登記、相続手続き、成年後見業務、さらには顧客対応や書類管理まで。その煩雑な業務を少しでも効率化しようと、業務支援システムの導入を検討する事務所は年々増加しています。
しかし、「便利そうだから」「他の事務所が使っているから」という理由だけで選ぶと、導入後に「思っていたのと違った」と後悔するケースも。
そこで今回は、司法書士が業務支援システムを選ぶときに注意すべきポイントと、後悔しない選び方のコツをご紹介します。
1. 自分の業務スタイルに合っているか？
システムにはそれぞれ「得意な領域」があります。
たとえば、不動産登記に強いもの、商業登記がスムーズなもの、顧客管理や報酬請求機能が充実しているものなど。まずは自分の事務所がどの業務に一番時間をかけているかを整理し、それに合ったシステムを探すのが第一歩です。
開業直後の事務所と、スタッフを抱える事務所では必要な機能も違います。
2. 操作がわかりやすいか？
高機能でも、操作が複雑でスタッフが使いこなせなければ意味がありません。
デモ画面や無料トライアルを活用し、自分たちが直感的に操作できるかを確認しましょう。
特に、ITに慣れていないスタッフがいる場合は、「説明なしでも動かせるか？」が重要なポイントです。
3. サポート体制は万全か？
司法書士業務では、「この書類の作成、どうすれば？」という疑問が突然出てくることがあります。
そんなとき、すぐに電話やチャットで問い合わせできるサポートがあるかどうかは大きな安心材料です。画面を共有してもらえるリモートサポートがあると尚いいでしょう。
また、法改正や書式変更への対応スピードも確認しておきましょう。
対応が遅いと、実務に支障をきたすこともあります。
4. コストと導入リスクを見極める
月額制、買い切り、クラウド型、インストール型など、料金体系はさまざま。
「安いから」と飛びつくと、必要な機能が有料オプションだった、というケースもあります。
また、乗り換えが簡単かどうかもチェックポイントです。
導入してから「やっぱり他にしたい」と思っても、データ移行ができなかったり、解約手数料が高額だったりすることがあります。
5. 口コミや導入事例も参考にする
他の司法書士が実際にどう使っているかを知ることも重要です。
できれば、同じような規模・業務内容の事務所の導入事例を読んだり、導入ユーザーの声を直接聞いたりすると、リアルな使用感が分かります。
司法くんでは実際に司法くんをお使いのリアルなユーザーの声を掲載しておりますので、ご参考にしてください。
まとめ 「完璧なソフト」ではなく「自分に合うソフト」を
業務支援システム選びで大切なのは、「機能が多いソフト」ではなく、「自分たちの業務に合うソフト」を見つけることです。
目先の便利さよりも、長く・無理なく・効率よく使えるかを軸に判断してみてください。
そして、最終的には「人の手でしかできない仕事」に時間を割くために、システムに任せられるところはしっかり任せていきましょう。
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