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司法書士にとって仕事のミスは命取り!ミスを減らす方法も解説

司法「書士」という名前からもわかることですが、世の中の人々が、司法書士に当然のこととして期待していることは、正確な書類を作成することです。司法書士が書類の作成その他の業務でミスを犯してしまうと、信用失墜や損害賠償につながりかねません。司法書士のミスでありがちなパターン、多額の損害賠償判決が下された事例を紹介したあとに、ミスを防ぐための傾向と対策をご紹介します。

多くの場合、ミスは集中力が低下したときに起こります。業務に十分集中できていれば、ミスを防げるだけではなく、仕事の速さや質も高まります。そこで仕事中の集中力を高める方法もご紹介します。

1 司法書士にとってミスは命取りになりうる

司法書士の始まりは、明治5年(1872年)にさかのぼります。西洋諸国のような法治国家を目指す明治政府は、司法の職務制度を作り、「証書人・代書人・代言人」を定めました。現在の用語では、「証書人」は公証人、「代書人」は司法書士、「代言人」は弁護士に当たります。司法書士のもともとの役割は代理で司法関係の書類を作成することでした。現在でも、世の中の人々は、司法書士に対して、自分の意向にそった書類を正確に作成しほしいと期待し、それを当然のことと考えています。裁判所もまた、司法書士は正確に書類を作成するべきだと考えています。裁判所は、書類の作成ミスで損害が発生した場合、司法書士に賠償責任を負わせることがあります。

現在も多くの司法書士が、不動産登記や法人登記などの、登記を主要業務としています。登記ミスに関して、ありがちなパターン、司法書士に対して訴訟を考えた事例、司法書士に損害賠償判決が下された事例をご紹介します。

1 登記ミスでありがちなパターン

1つの登記申請を通すために、事前にいくつかの登記申請を、順を追って通す必要があることがあります。このとき事前に通しておく必要がある登記申請を怠ると、その登記を必要とするあとの登記申請が通りません。

住宅の売買で売主と買主がともにローンを組んでいる場合、売主の登記上の住所を売主の新しい住所に変更しておかなければ、買主に所有権を移したり、ローンにともなう抵当権を取消したり、設定したりする登記申請が通りません。

2 司法書士を訴えたい?

司法書士が登記の際に本人確認を行ったことが原因で、多額の損害を被った事例を紹介します。相談を受けた弁護士は、司法書士に損害賠償を請求するべきだと回答しています。

Aさんは、自分が知らない間に、自分名義のマンションを、妻との共有名義に変更されました。その後、妻と離婚し、マンションからも出たので、マンションを手放したいと考えました。しかし、共有名義が障害となり売却できません。Aさんは、だれも住んでいないマンションのローンを払い続けています。

マンションの名義変更は、印鑑証明の持ち出しや替え玉によって行われました。相談を「受けた弁護士は、損害賠償の責任は、元妻だけではなく、本人確認でミスした司法書士にもあると回答しています。

3 司法書士が多額の賠償判決が下された事例

司法書士に対して、多額の損害賠償責任を認める判決が下された事例の概略をご紹介します。

ある人物Cになりすました別の人物Dが、Cが所有しているとする土地を担保として、会社Xに対して借金を申し込みました。Xは司法書士Yに対して、Cの土地に対する担保登記を依頼します。Yは書類の精査を怠ったため、運転免許証、印鑑証明書、登記権利証が偽造されていることを見抜けず、土地がCの所有物であるとして担保登記を申請します。Yからの電話連絡によって、Yが申請したことを知ったXは、Cを自称するDに対してお金を貸し付けます。しかし、法務局は書類不備により申請を却下しました。その後、損害を被ったXは、Dを詐欺罪で告訴し、Yにも過失があるとして損害賠償を請求しました。

判決によると、代理行為をする者は本人確認をする義務があり、司法書士が報酬を得ていること、専門性の高い地位にあること、本人確認は司法書士の重要な事務であること、本人確認が不十分だったことなどを理由として、司法書士に損害賠償責任があると判断しました。諸事情を考慮して、8割5分の過失相殺が相当であるとして、3,113万円余の賠償責任があると判決しました。

2 ミスを防ぐための傾向と対策

人は誰でもミスをするものです。ミスを防ぐためには、自分がどのようなタイプのミスを犯しやすいのかを理解して、それに合った対策を取る必要があります。

1 顧客の話をよく聞く

相手の話を最後まで聞かずに早合点し、相手の理解と自分の理解を合わせる努力を怠る傾向がある人は、理解のズレからミスを犯しがちです。そうした傾向がある人は、常日頃から相手の話をよく聞くように心掛ける必要があります。ほかに、用語の意味を逐一確認し、相手に自分の理解をチェックしてもらうことでも、理解のズレを正すことができます。

2 仕事のムラを減らす

とりあえず目の前にあることから手をつけて仕事をしていると、スケジュールが乱れ、時間をかけるべき業務を短時間でやる羽目になりがちです。仕事の段取りが悪ければ、あとから修正が必要となり、同じ仕事を何度も繰り返すことになるかもしれません。無理に仕事を詰め込んだり、修正を繰り返したりすることは、ミスの誘因になります。仕事のムラをなくすためには、ToDoリストを作成すること、仕事に優先度をつけること、手順を決めてから仕事に取り掛かることが有効です。

3 忘れないようにする

やるべきことを忘れてしまえば当然ミスが増えます。忘れやすい人は、メモを取ることを怠る傾向や、身の回りが雑然としている傾向があります。この仕事はどういう段取りで行うかをあらかじめ決めておいたり、メモを取ることを習慣化したりすれば、忘れてミスをすることを防げます。忘れないようにするためには、仕事の仕組化が有効です。

3 集中力を高める方法をご紹介

ミスを減らすためにもっとも重要なことは、仕事中の集中力を高めることです。集中力を高めることの効果は、ミスを減らすことだけでありません。集中力が高まれば、物事を効率よく進めることができ、良い結果を出せるようになります。集中力は脳の力です。集中力を高めるためには、脳のコンディションを整えてやればよいのです。脳も身体の臓器ですから疲れます。インターバルをとることで、脳は再び活性化されます。

1 余計なものを目に入れない

机の上が散らかっていると、それだけで集中が妨げられます。一度にこなす仕事は1つだけにして、その仕事に関係のないものは、視界に入らないところに片づけます。かんたんな工夫ですが、これだけでも集中力が高まります。

2 十分な睡眠をとる

集中力は脳の働きです。脳の働きを高めるためにもっとも必要なことは、睡眠を十分に取ることです。良い睡眠を取るためには、寝る1~2時間前に入浴すること、寝る前にリラックスタイムを取ること、寝ている間にスマートフォンなどを見ないようにすることなどが有効です。

3  時間を決めて集中する-ポモドーロ・テクニック

運動していると筋肉が疲れるように、集中していると脳が疲れてきます。ポモドーロ・テクニックとは、意識的に休憩をとることで、仕事中の集中を高める手法です。ポモドーロ・テクニックでは25分集中、5分休憩を1単位として仕事を続けます。ほかに、30分集中して5分間休み、慣れてきたら35分間集中する、さらに40分集中するなどとして、徐々に集中できる時間を伸ばす方法もあります。

4 まとめ

以上、司法書士のミスのありがちなパターン、ミスをした司法書士が訴えられかねない事例、ミスをした司法書士に損害賠償判決が下された事例を紹介しました。事例をみると、本人確認作業の重要性がわかります。ミスを防ぐためには、ミスのパターンに応じて対策を立てる必要があります。ミスを防ぐためにもっとも重要なことは集中力を高めることです。脳のコンディションを整えれば、集中力が高まります。

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