コロナ禍の影響もあり、リモートにて司法書士業務を検討している、もしくは一部移行を始めた司法書士業務もあるでしょう。
コロナウイルスの感染拡大が続いている現状では、テレワーク推進のために自宅などの遠隔地から事務所のパソコンをリモート操作して業務を行いたいというご要望を多くいただきます。
さらには直接の事務所への来所をためらう方、遠方からの移動や外出を控えたい場合など、なるべくオンラインで手続きを進めたい要望もお客様からあるかもしれません。
ここでは事務所以外での仕事をする場合の環境構築、そしてオンラインを利用したお客様業務について解説していきます。
オンラインでお客様相談をする
zoomやスカイプなどの浸透により、事務所までご来所いただかずにお客様の相談や案件を進めている事務所も増えてきました。電話と違い、顔が見えるという安心感もあり、需要は高まっているようです。
無料で使えること、アプリやソフトウェア機能をダウンロードしなくてもURLを作成してリンクを開くだけで開始できるなど始めやすいことも利点です。また既にアプリをダウンロードしている個人ユーザーの多いLineのビデオ通話機能の利用も選択肢として利用すればさらにやり取りはスムーズでしょう。すべて録画や録音機能もあるので記録や管理にも便利です。
大切な打ち合わせやお顔合わせの際には直接会う必要がある場合以外にうまくオンラインを利用することで、移動時間やコロナ禍でのストレス減など期待できますが、個々人で異なるお客様のニーズに合わせたITツールの利用のしかたが重要です。
テレワーク環境の構築
事務所の外部で仕事をしたい、出先から業務データにアクセスしたいなど、まずは持ち運びに便利なノートパソコンのご準備をおすすめします。事務員が来所しなくても自宅から作業できる環境も整えたいというご要望も増えています。
パソコンのスペックなどは業務支援システムやソフトウェアの利用会社に相談するといいでしょう。大切なお客様の機密情報を扱っているのでセキュリティ対策が安心な業務支援システムやソフトウェアを介してデータにアクセスすることがおすすめです。
なぜならセキュリティだけでなく最新のバックアップがされてデータベースにアクセスできること、複数人で業務をしている事務所など時にはスタッフ間で共有しているデータが最新でない場合もあります。それらを回避できることも業務支援システムの魅力です。
リモートソフトの導入
出先から確認したい書類や気密事項がある場合、クラウド機能やリモートソフトを使って業務データに外部からアクセスすることができます。ご利用のシステム会社が推奨する環境や機能がありますので、詳しくはソフトウェア会社にお問合せすることをおすすめします。
弊社ではその環境作りのお手伝いの一環として、リモートソフトや遠隔地で使用するノートパソコンのご提案をさせていただいております。
弊社にリモートソフトと一緒にノートパソコンのご依頼をいただきますと、基本セットアップを済ませた状態でお届けしますので、届いたその日からご利用いただけるメリットがございます。
厳重なセキュリティ対策を
個人情報はもちろん登記に関する情報や相続など大切なプライバシーと取り扱う業務に従事しています。ネット上でのセキュリティ対策はもちろんですが、ノートパソコン自体の紛失や盗難なども可能性として想定しておくことが大切です。
パスワードのこまめな変更、セキュリティの二重ロックはもちろん、データもパソコン自体には保存せずクラウド上、アクセスするシステムのデータ上で完了することが大切です。
スマートフォンでの操作
一部対応している業務支援システムもありますし、リモートソフトを利用して業務を行うことも可能です。こちらも紛失盗難などの場合も想定して利用することが必須です。
以上リモートワークについての解説でした。司法くんではノートパソコンでリモートワークができるセットアップをしてからお客様に納品することが可能です。これを機会に司法書士業務をテレワークに切り替えてみませんか。お気軽にご相談ください。
