2022年1月から施行され、いよいよ2024年1月1日から、本格施行される電子帳簿保存法。これに伴い電子取引のデータ保存が義務化されます。
書類の保存形式は3つある
今回義務化となる「電子取引のデータ保存」、そして任意となる「国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）」「スキャナ保存」の3つからなります。
今回は義務化される「電子取引のデータ保存」について確認しておきましょう。経理のデジタル化を図るための保存義務や保存方法が定められています。
電子取引をおさらい
電子帳簿保存法における電子的にやり取りした取引は以下を通じて利用した「請求書」「見積書」「納品書」「注文書」「領収書」「契約書」「送り状」などが該当します。
・電子メール
・請求管理などクラウドサービスでのやり取り
・ホームページからのダウンロード
・ネットバンキング
・EDI取引（Electronic Data Interchangeによる企業や行政などの特定商取引システム）
・クレジットカード
・交通系IC
・スマホアプリ決済
・ペーパーレス化FAX機能を持つ複合機
・DVDやHDDなど記録媒体での受信
引き続き紙で保存できる場合もある
2023年12月31日まで猶予期間が設けられていましたが、もし電子メールでやり取りしていたPDFなどの請求書をこれまで紙に印刷して保存していた場合、電子データのまま請求書を保存しなければなりません。
紙で受け取った取引は紙のまま保存もできますが、スキャンしてデータ保存することもできます。
郵送などで、紙で自社から発行した場合も紙のまま保存でOKですが、要件を満たせば電子保存も可能です。こちらの場合も電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。
○ 自社で発行した書類を紙で印刷、郵送した場合の保存は紙でも電子データでもOK
× 他社からもらった電子データは紙に印刷して保存
○ 他社からもらった電子データを電子データとして保存
○ 他社からもらった紙データを電子保存
○ 他社からもらった紙をスキャンして電子データとして保存（スキャン保存法に準拠）
電子取引のデータ保存の要件とは？
検索しやすいようにファイル名を変更
例えば「日付」「取引先」「金額」というふうに「20240101_●●株式会社_3300」とします。ファイルはPDFでもスクリーンショットでも構いません。
データの保存場所を決める
クラウド上でもパソコンのハードディスクでもOKですが、パソコンの場合は故障した場合にも備えて外付けのバックアップを検討しましょう。
パソコンの平均寿命は5年とされています。
改ざん防止の措置を取る
専用システムを導入する方法もありますが、表計算ソフトやファイル名の規則ルールの実施等の事務処理で対応ができるので、詳しくは国税庁のHPを確認しておきましょう。
データの保存義務は何年？
法人の場合は基本的に確定申告書の提出期限翌日から7年ですが、会社法上に合わせるので10年です。個人事業主の場合は帳簿や書類の種類に応じて5年間もしくは7年間保存します。
ただしインボイス制度の適格請求書の保存期間は7年間と定められています。
