データの管理や運用、業務効率をあげるために様々なソフトやシステムの運用を検討することと思います。
たくさんの会社から多種多様なサービスが提供されているため、比較、見積もりなど選ぶ際に気を付けたいポイントをまとめました。
パッケージシステムを利用する場合
経理システムは業種を問わず、事務所運営に必要なものはパッケージシステムの導入がおすすめです。
有名企業やからITベンチャーからDXが日々進化している会計ソフトが用意されています。クラウドに対応しているところがほとんどで、法改正などの対応もしっかりしています。
個人事業主から法人化するときも、データ移行や管理体制の変更などスムーズに進められるでしょう。
書類作成ソフトの導入
アクロバットやwordや一太郎などの文書作成ソフトは司法書士業務にとって必須です。
文書ソフト選ぶ際、wordか一太郎かは司法書士にとって好みがわかれるところですが、相続関係説明図や法定相続情報証明の一覧図のように、罫線が入る文書などの作りやすさ、法律を扱う書類作成の分野でいえば一太郎に軍配があがります。
excelなどoffice機能を利用していれば、自然とwordの利用となってしまうかもしれませんが、日本語文書ソフトとしてバージョンアップを重ねている一太郎は、日本語を意識した文書作成にはよりよいパフォーマンスを発揮できることでしょう。
司法書士業務システムを導入する場合
使いやすさやコストを選ぶ際の重要な指標ですが、「利用者が増えたとき」「事務所が拡大したとき」「事務所が法人化したとき」など、将来的なビジョンも見越して選ぶことが重要です。
またデータ保管は最新の注意を払いましょう。天災など思わぬ被害に合うことも想定したシステム構築が経営者の判断には必要です。
実際に選ぶポイントをまとめてみました。
・導入コストだけでなくランニングコストも考える
・利用人数や業務拡大したときに利用者数の増加、台数の増加などスケールアップに対応しているか
・スケールアップのときのランニングコスト
・書類作成などカスタマイズやアレンジの余白があるか
・バックアップ対応はしっかり整えられるか
・緊急時のサポート対応
・外出先でもリモート作業を行える環境はつくれるか
・パソコンなど作業環境づくりの機器購入について相談にのってくれるか
・セキュリティ対応
まとめ
事務所を開設したとき、軌道に乗るまで、そして事務所が拡大するときと、事務所も成長を遂げていきます。将来を見据えたシステム選びがスタートアップのときこそ大切です。事業計画ではないですが、将来のビジョンがあると、逆算して選択がしやすいからです。
システムの進化もスピーディですので、その都度システムを検討することももちろん重要ですが、最初に事務所の指標があると、人は無意識にそちらに向かって行動するという脳科学的なアプローチも期待できます。
