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司法書士の業務支援ソフトを比較!それぞれのメリット・デメリットとは?

業務支援ソフトを導入すれば、司法書士は、仕事の正確さと速さを大幅に高めることができます。業務支援ソフトを選ぶときには、必要な機能を備えていることを確認するだけではなく、使いやすさやサポート体制が充実しているかどうかも確認する必要があります。

ここでは、司法書士の業務支援ソフトの選び方を解説したうえで、具体的なソフトの特徴をご紹介します。また、活用すれば業務支援ソフトの導入コストを削減することができるIT導入補助金についてもご紹介します。

1 司法書士の業務支援ソフトの機能・メリット・選び方

司法書士の業務支援ソフトとは、司法書士がさまざまな業務を実行するときの支援機能を提供するソフトウェアです。どのソフトを導入するかを決めるときには、機能だけではなく、使いやすさなども重視するべきポイントです。

1 業務支援ソフトとは

司法書士の業務支援ソフトとは、司法書士の業務全般をシステムの側面から支援するソフトウェアです。

司法書士の業務支援ソフトは、単に正確な書類の作成を支援するだけではありません。司法書士の業務支援ソフトは、司法書士の活動全般を支援します。司法書士の業務支援ソフトは、書類の作成以外に、請求管理、登記情報のオンラインからの取得と申請、相続関係図の作成なども行います。

2 業務支援ソフトの機能

司法書士の業務支援ソフトは、司法書士の業務ごとに、書類の作成などの個別の機能を提供します。また、個別の機能に加えて、顧客データベース、業務データベース、請求管理などの、事務所の経営全般にまたがる機能も提供します。個別の業務ごとに、司法書士の業務支援ソフトの機能を見てみましょう。

・不動産および商業登記

登記情報の取得、閲覧、登記申請書の作成、オンライン申請、電子署名など

・成年後見

申立書の作成、報告書の作成など

・相続・遺言

相続登記申請書類、相続関係説明図、遺産分割協議書、相続放棄申立書の作成など

・債務整理

訴訟情報の管理、裁判所に提出する書類の作成など

・請求管理

見積書、請求書の作成、入金管理、前受金管理、経理ソフトとの連携など

司法書士の業務支援ソフトはこのような業務を支援・合理化します。

3 業務支援ソフトのメリット

業務支援ソフトは、陸上競技で言えば、整地されたトラックの役割を果たします。トラックがなければ、陸上選手は障害物や石ころなど、走ること以外のさまざまな事柄に妨げられながら走ることになります。これではケガをしやすく記録も出ません。トラックの存在によって、陸上選手は走ることに専念できます。業務支援ソフトがあれば、司法書士はこのように、業務支援ソフトを使うことで、業務を実行することだけに専念できるようになります。その結果、速くて正確な業務遂行が可能となります。

司法書士の業務には、正確な書類を作成することを求められる業務が数多く存在します。正確な書類を作成するためには、いくつかのひな形の中から適切な書式を選択して、そこにデータを呼び出して当てはめていく作業方法が最も合理的です。そのような作業は、システム化することで、速さと正確さを大幅に改善することができます。司法書士の業務は、システム化と非常に相性が良いと言えます。

4 業務支援ソフトの選び方-機能・使いやすさ・サポート体制・価格を確認

業務支援ソフトを選ぶときには、機能だけではなく、使いやすさ、サポート体制、価格についても確認する必要があります。

やりたい業務に対応した機能が提供されていなければ意味がありません。しかし、完全に自分の意図に沿ったフォーマットや処理プロセスが実現されていないことはよくあります。そのような場合、無理にカスタマイズして使おうとするよりも、業務をソフトに合うように修正するほうが合理的です。

業務支援ソフトを選ぶときに、使いやすさとサポート体制は、とくに重要なチェックポイントになります。デモなどで実際に使ってみて、マニュアルを見ないで直感的に操作できるかを確認しましょう。普段使わない機能を使う必要が生じたり、なんらかのトラブルに遭遇したりした場合に、電話やリモート操作ですぐにサポートしてもらえる体制が整っていると安心です。ソフトの使い方ばかりではなく、サービスの一部として、利用者に、司法書士事務所の経営コンサルティングを提供するソフトもあります。

高ければよい、安ければよい、などというものではありません。必要な機能を簡単に使えることが重要です。それでも、価格は当然チェックするべきポイントです。

2 司法書士の業務支援ソフト3選

司法書士の業務支援ソフトを3つ選んでご紹介します。

1  司法書士業務支援システム「司法くん」

司法くんは、コストと機能のバランスがとれた業務支援ソフトです。年額プランの場合、年単位の契約ができ1日に換算するとおよそ220円です。司法くんの遠隔操作によるサポートは、電話でも使い方がわからない場合などにとても便利です。司法くんは、問い合わせやデモの依頼に対して専属のスペシャリストが対応します。専属のスペシャリストは、ソフトの使い方だけでなく、集客など、経営全般についてもアドバイスしてくれます。 司法くんは、全国1800の事務所に導入され、継続率は95.5%に達しています。

2  司法書士システム「権(ちから)」

権(ちから)は、登記に関する機能が充実している司法書士業務支援ソフトです。権(ちから)の登記情報読取機能を使えば、登記情報提供サービスで閲覧した登記情報をデータ化して、申請書類データを作成するときに活用できます。権(ちから)では、標準のシステム書式を好みでカスタマイズして、独自のひな形として使うこともできます。権(ちから)はオンライン申請に対応し、アシスト機能もあります。登記で必要な本人確認の記録を、権(ちから)に保存することができます。

3  2in1Win士業ネットワーク

2in1Win士業ネットワークは、弁護士、税理士、司法書士、土地家屋調査士などの士業の業務を支援するさまざまな個別機能の集まりです。2in1Win士業ネットワークの家系図作成システムでは、人物を将棋の駒のように指やカーソルで動かしながら家系図を作成します。不動産登記申請システムにはオプションとしてマンションに特化したマンションシステムがあります。

3 IT導入補助金を使おう

司法書士業務支援ソフトは、それなりに高額なソフトウェアです。IT導入補助金を使えば支援ソフトの導入費用を抑えることができます。

1 IT導入補助金とは

IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者がITツールを導入する経費の一部を補助することで、業務の効率化と売上アップをサポートする補助金です。上限、下限の範囲の中で、最大で導入費用の半額の補助を受けられます。2019年のIT導入補助金の募集はすでに終わっています。しかし、政府の動きなどから、来年度以降も継続されるだろうと考えられます。

2 IT導入補助金の申請方法

司法書士業務支援ソフトを導入する場合、IT導入補助金は、ソフトウェアの開発・販売会社とパートナーシップを組んで申請することになります。ソフトウェアの開発・販売会社に相談すれば、申請手続きについてサポートしてくれるでしょう。

4 まとめ

以上、司法書士の業務支援ソフトについてご紹介しました。業務支援ソフトを選ぶときには、機能、使いやすさ、サポート体制、価格の4つのポイントを考慮する必要があります。使い方を確認するためには、デモなどで実際に使ってみるのが一番です。主な司法書士業務支援ソフトには、「司法くん」、「権(ちから)」、「2in1Win」があります。IT導入補助金を活用できれば、業務支援ソフトにかかるコストを軽減できます。

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