司法書士事務所の開業準備はこまごまとした作業の連続です。入念な事業計画を用意することで、開業準備がスムーズに進みます。今回は計画段階でやるべきことを簡単に説明した上で、具体的な開業準備について詳しく紹介します。
1 具体的な開業作業に入る前にするべきこと―事業計画の策定
計画段階で事務所のイメージを具体化しておくことで、実際の準備に入ったときに迷わずスムーズに取りかかれます。
1 経営をイメージする
司法書士事務所といっても力の入れどころは様々です。どのような価値観に基づいて事務所を経営したいのかをまずイメージし、考えがまとまってきたら経営理念や事業理念に落とし込みます。事務所の場所や内装についても考えます。
2 事業計画・開業資金計画を策定する
具体的な開業準備に入る前に、事業計画を策定します。事業計画は、どのような事務所を開設するのか、事務所の経営が軌道に乗るまでにどれだけの時間がかかるのか、金額と日付を含めて策定します。
開業資金としては、開業までにかかる費用と、開業後に事務所から収益が上がるまでの期間にかかる事務所費用と生活費を合わせた金額が必要です。開業資金のうち自己資金で足りない部分は融資を活用することになります。融資としては、国の新創業融資制度や地方自治体の創業融資制度が有利です。司法書士業務システムを導入する場合、IT導入補助金の活用が考えられます。
2 具体的な開業作業
司法書士事務所を開業する際の具体的な作業をご紹介します。通常の引っ越しを思い浮かべると作業をイメージしやすいかも知れません。事務所の開設には多くの細かい作業が伴うので、あらかじめスケジュールを立て、順序良く行います。司法書士会への登録や電話加入、インターネット加入などは作業が完了するまでに時間がかります。作業を開始してから開業するまでの時間として、半年程度を見積もります。
1 事務所物件を押さえる
具体的な開業作業に入る前の段階で、どのような司法書士事務所を経営したいのか、イメージや事業計画が明確化されているはずです。そうした事業構想を実現するのにふさわしい物件を押さえます。物件を考える場合、予算や内装だけでなく立地も重要です。顧客の利便性を考えると、駅から10分以内で分かりやすい場所がよいでしょう。地方で開業する場合、駐車場の場所も考える必要があります。不動産業者とよく相談して、希望にあった物件を紹介してもらいます。自宅で小規模に開業する場合、物件を押さえる必要はありません。
2 備品・消耗品を購入する
物件を押さえたら、必要に応じて改装を施します。自宅開業でも改装する場合もあるでしょう。改装が済んだら、備品や消耗品を入れて事務所を整えます。備品を購入する場合、事務所の図面を用意して、配置に無理がないか確認します。顧客や自分の動線も確保する必要があります。最低限必要な備品・消耗品は下記のとおりです。
・応接セット、事務用の机といす、本棚
顧客と応接するためのテーブルとソファ、事務作業をするための机とイス、業務用の書籍などを収納する本棚を用意します。本棚はなくても事業を始めることはできますが、事務所の見栄えのためにあったほうが良いという考え方もあります。
・パソコン、プリンター、電話、FAXなどのOA機器
オフィスソフトが入ったパソコンとプリンターは、事務作業のために必ず必要です。プリンターは非常によく使うので、レーザータイプがおすすめです。複合機を購入すれば、印刷、コピー、スキャナ、FAXなどの機能を1台でまかなえます。固定電話回線も必要です。FAXは複合機を使うことができます。権利証の表紙などは特殊な紙なので、ドットプリンターがあるときれいに印刷できます。
・文房具、プリンター用紙、印鑑、朱肉、封筒、名刺、挨拶状、チラシなど
事務作業に必要な文房具、紙、印鑑、朱肉などを購入します。事務所名が入った封筒や名刺も必要です。挨拶状やチラシなどを用意して、開業後の営業活動の準備もします。
3 ホームページを開設する
顧客はホームページを見て事務所について知ろうとします。ホームページには事務所紹介、アクセス、業務内容、料金、問い合わせフォームといった基本的な情報を掲載しておけば十分です。トップページからそれぞれのページに移動できるようすることも、１ページにすべての情報を掲載することも可能です。WIX、Jimdoなどのサービスを使うと初心者でも見栄えの良いホームページ作ることができます。ホームページの作成を外注すると数万円～数十万円かかるので、時間があるときに作り方を覚えておくと良いかも知れません。ホームページとともにブログを開設してまめに更新すると、ウェブからも集客することができます。
4 電話とインターネットに加入する
電話とインターネットに加入する場合、電話、FAX、インターネットサービスを一括で契約するのがおすすめです。時間もかからず、技術的なトラブルから解放されます。
5 司法書士会に登録する
開業するためには、事務所がある地域の司法書士会に加入して、司法書士会連合会に登録する必要があります。このとき入会金や登録料などがかかります。加入と登録は司法書士会を通じて行いますが、１ヶ月程度時間がかかると考え、早めに行います。司法書士会に登録するときに「職印」を作る必要があります。
・業務用オンラインサイトに登録する
登記などは法務局に書類を送らなくても、登記・供託オンラインシステム、登記情報提供サービスに加入すればオンラインで申請することができます。サービスに加入して、認証機関に電子証明書を発行してもらうとオンラインで申請できるようになります。こうした手続きは司法書士会連合会サイトから行うことができます。司法書士業務システムを使う場合は、システム開発会社を通じて行うこともできます。
6 司法書士業務システムを購入する
司法書士の仕事は多岐にわたりますが、それぞれの仕事の中でも、決められた書式にしたがって書類を作成し、定型的な書類を作成する場面が数多くあります。司法書士業務システムがあると、そうした書類を速く、正確に作成することができます。業務システムがなくても通常のオフィスソフトを使って書類を作ることはできますが、熟練が必要であり、時間もかかります。司法書士試験に合格した後すぐに開業する場合などは、司法書士業務システムを使えば経験不足を補うことができます。開業当初に多くなりそうな業務に適したシステムを選びましょう。IT導入補助金を使えば購入費用を軽減できます。
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7 開業届を提出する
開業したら税務署に開業届を提出します。開業届の中で事務所の名前・屋号を定めることができます。開業届を出すと青色申告を始めとしたさまざまな節税手段を使えるようになります。
8 銀行口座を開設し、クレジットカードに加入する
屋号を使って銀行口座を開設することで、個人としての収支と事務所としての収支を分けることができます。屋号を使った銀行口座は取引先から見てもわかりやすいです。大手銀行などでは、開業してすぐには屋号を使った銀行口座を開設できない場合があります。クレジットカードも事務所専用のものを作りましょう。カードの引き落とし口座は事務所の銀行口座にします。
3 まとめ
以上、司法書士事務所を開業するときの準備について解説しました。作業はこまごまとしたものですが、事務所のイメージや事業計画が明確であればスムーズな作業が可能です。完了までに時間がかかるものは早めにとりかかりましょう。
